19 novembre 2018

Nos priorités sont-elles des priorités ?

« A tout il faut mettre le temps ». Ce proverbe peut paraître simple, mais sa pertinence se fait à ce jour peut-être plus que jamais ressentir. Le temps est l’élément maître dans une journée, et plus particulièrement dans celle d’un dirigeant. Il dirige ses actes, sa vision, ses prises de décision. Il est donc question pour lui de « prioriser ses priorités », de mettre au premier plan les éléments dont il dépend réellement afin de guider au mieux ses collaborateurs et son entreprise.

Aussi, voici 3 conseils simples à appliquer pour mieux gérer son temps. Il ne s’agit en aucun cas ici d’avoir la prétention d’apporter des réponses absolues ou innovantes, mais bien de capitaliser sur l’expérience d’une assistante de dirigeant au plus près des enjeux réels pour trouver des pistes d’amélioration.

 

  • Anticiper : L’emploi du temps du dirigeant est généralement rempli pour plusieurs semaines voire des mois à l’avance. Face à ce constat, une des complexités majeures consiste à trouver des créneaux disponibles pour pouvoir répondre aux impératifs, aux urgences et aux éléments non prévisibles. L’idée consiste donc à garder un certain nombre de disponibilités qui permettront de fluidifier la réactivité du dirigeant et de répondre aux imprévus. Cela peut paraitre évident, mais c’est pourtant un véritable enjeu. A ce titre, le dirigeant doit donc avoir pleinement conscience de l’importance de la gestion de son calendrier, se l’approprier pleinement et le construire à son image.

 

  • Prioriser les impératifs : « Suis-je indispensable à cette réunion ? » « Ma présence a-t-elle vraiment une plus-value ? » : la tentation peut être forte de vouloir s’impliquer sur tous les sujets de l’entreprise, de vouloir gouverner opérationnellement. Si la démarche est tout à fait louable, elle doit néanmoins être pondérée. Le dirigeant doit aussi savoir se retirer et mettre en place une structure où sa présence n’est pas nécessaire. En somme, il s’agit de prioriser les initiatives et l’autogestion de ses équipes, qui sont des points d’importance stratégique, tout en gardant conscience des risques d’erreurs. Ceci est bien évidemment lié à la possibilité de « prise d’otage » du dirigeant par ses collaborateurs, qui est un problème de tous les jours. En effet, il n’est pas tenu d’arbitrer, de prendre parti, ou même de répondre à des questions de second plan. Un dirigeant doit être présent principalement dans l’entreprise pour définir la stratégie et s’assurer de sa bonne mise en œuvre.

 

  • Capitaliser sur les temps non productifs : une fois ce travail d’organisation et d’optimisation effectué, le dirigeant bénéficiera de nouveaux temps qu’il pourra mettre à profit pour élargir son champ de pensée, son appétence culturelle, sa réflexion à court terme. Selon une vision purement chiffrée, ces temps peuvent être considérés comme des temps de perte. Pourtant, si l’on prend l’exemple des créatifs, on remarque assez facilement que les temps non productifs sont tout autant importants. En effet, ces derniers sont beaucoup plus productifs intellectuellement lorsqu’ils sont en période de non productivité, lorsqu’ils « s’aèrent » l’esprit. C’est en général dans ces moments-là que leur vient « La Big Idea », et il en est de même pour les dirigeants.

 

Anticiper, optimiser, capitaliser sur les temps non productifs sont donc des points essentiels à la bonne gestion de l’agenda. Il faut en premier lieu aborder de front les questions de temps, se recentrer sur les fondamentaux et savoir ce qui est réellement important et prioritaire. Il est primordial de connaître à l’avance ses objectifs, qu’ils soient à court ou à long terme, afin d’optimiser au mieux le temps et prioriser ce qui doit l’être.

 

 

Michèle Denoux,
Office Manager

michele.denoux@people2people.fr